Come sganciarsi da Gmail & C. ricorrendo a strumenti gratuiti
Aprile 2025. Viviamo tempi in cui sarebbe preferibile non dipendere da colossi che potrebbero diventare ostili da un momento all'altro, tagliandoci i rubinetti. In realtà, saremmo noi a dover tagliar loro i rubinetti, un processo non istantaneo ma possibile, un passo alla volta.
La nostra casella Gmail, che usiamo da anni, è bellissima, capiente, funziona bene, tutto quel che ci pare ma, ormai, penso ci si trovi davanti un dilemma etico. Dove spostarsi? Le alternative gratuite più gettonate, da diversi anni, sono Tuta e Proton Mail: ce ne sono altre, sempre gratuite, probabilmente meno attente alla privacy. Non sono qui per fare comparazioni, il web ne è pieno e non avrete problemi a farvene un'idea: in linea di massima, i piani gratuiti si equivalgono e i contro sono abbastanza condivisi.
Ecco, i contro, molti dei quali riconducibili ai rispettivi piani gratuiti: – lo spazio disponibile è limitato; – le interfacce non sono una copia esatta di quella che abbiamo usato per lustri (ma ci si abitua); – la personalizzazione globale, con filtri, risposte automatiche, inoltri, etichette ecc., non è assolutamente paragonabile; – la funzione di ricerca è lenta/potrebbe non funzionare come ci si aspetterebbe; – usano applicazioni proprietarie e non si possono usare direttamente in client esterni, come Thunderbird; – i termini di uso parlano esplicitamente di un solo account per utente, ma l'utilizzo di account multipli è consentito entro limiti non precisamente delineati, che lasciano il ban a loro discrezione; – bisogna loggare periodicamente, altrimenti l'account è considerato inattivo e può essere chiuso.
Visto l'uso da privato, mi sono adeguato, forse assuefatto alle limitazioni e l'unica cosa a infastidirmi davvero è la vaghezza sugli account multipli e l'inattività. Allo spazio disponibile rispondo cancellando rapidamente le email appena diventano inutili, pratica che contribuisce anche a mitigare la lentezza della ricerca. Per filtri e etichette, pazienza: anche su Gmail non ne facevo usi particolari, quindi non sono limitazioni che personalmente reputo troppo impattanti. Le app sul telefonino le ho scaricate, pazienza, (quella di Tuta Mail è disponibile anche su F-droid) sui computer uso l'interfaccia web.
Ok, ma come staccarsi da una vecchia casella? Nel mio caso, essendo abbastanza puntiglioso, ho trovato fondamentale tenere traccia, in qualche modo, di tutti i miei account e della correlazione con le diverse email. Strumenti utilizzati: un foglio di calcolo qualsiasi e le etichette su KeepassXC, il mio password manager di fiducia. L'account vecchio non va chiuso: le email in entrata ci aiutano a tener conto delle vecchie iscrizioni, in modo da poterle poi spuntare una a una. Sta a voi decidere se inoltrare o meno queste email alla nuova casella, io ho saltato questo passaggio e ho usato il foglio di calcolo.
Nello specifico, le colonne sono: Nome – Categoria – Email – Url – Note. In Nome, oltre appunto al nome del servizio, c'è anche quello dell'account, in caso di account multipli. Categoria indica la relativa cartella che uso nei segnalibri dei browser e che ha la stessa denominazione di quella usata in KeePassXC. Email, ovviamente, è la casella associata al servizio, **Url il sito collegato e Note è una colonna che uso poco o niente, ma qualcuno potrebbe trovarne un uso più intenso. Nome e email sono le categorie fondamentali, il resto è superfluo; poterle ordinare in ordine alfabetico è la parte essenziale di questa pratica, in modo da poter tenere d'occhio facilmente sia gli account multipli sullo stesso servizio (ordinando per nome), sia le singole email associate ai diversi servizi (ordinando per email). Certo, c'è un discreto lavoro da fare all'inizio, poi si tratta solo di aggiungere gli account creati successivamente o disfarsi di quelli cancellati: come specificato in apertura, non è una guida istantanea alla migrazione e non penso possano esisterne.
Con KeePassXC, il procedimento è analogo. Nel corso dei mesi, perché è una cosa che ho fatto un poco alla volta, ancora una volta, ho creato tutti i gruppi con gli stessi nomi usai nei segnalibri, poi ho assegnato alle varie voci le etichette con l'email usata per la registrazione. Visto che la ridondanza non è mai abbastanza, alle note ho pure aggiunto il testo “emailindirizzo@email.associato”, in modo da poterle ritrovare con la funzione cerca, nel caso avessi dimenticato di impostare l'etichetta.
Con queste pratiche, e assicurandosi di aggiornare tutto con regolarità, controllare la situazione è molto facile. Esisteranno metodi migliori, ma questo è l'unico a essermi venuto in mente e, nonostante il tempo speso inizialmente e la voluta ridondanza, posso certificarne la validità. Se siete programmatori, probabilmente, potrete crearvi soluzioni più personalizzate, ma io sono e rappresento l'utente qualsiasi e mi affido a soluzioni create da altri.
Queste sono le mie proposte usando solo strumenti gratuiti, se proprio si vuole passare a un livello superiore di personalizzazione è necessario prendere e usare un dominio personale. La spesa non è enorme, per un .eu si tratta di 5-7 euro annui a seconda del registrar, per un .com o .net la cifra approssimativamente raddoppia.
Il metodo più veloce per personalizzare le email, col dominio personale, è un semplice redirect, del tipo email@dominio.mio –> casellavera@proton.me. Solitamente, è un'operazione fattibile direttamente dal sito web del registrar (ne confermo la presenza su Namecheap, sarà lo stesso per altri fornitori). In questo modo, è possibile creare tutti gli indirizzi necessari e inoltrarli a differenti caselle, se non addirittura aggiungendo un catch-all, ovvero la possibilità di intercettare qualsiasi termine prima della chiocciola e indirizzarlo, però, a una sola casella reale.
Come sempre, prima i contro e, in realtà, di rilevante me ne viene solo uno: col semplice redirect, e senza spendere un centesimo aggiuntivo o appoggiarsi a un servizio esterno, riceverete tranquillamente le email all'indirizzo designato, ma nell'eventuale reply l'email vera sarà in chiaro. Nel caso vogliate comunque appoggiarvi a Gmail, potrete aggiungere l'email personalizzata come alias, ma il ricevente molto probabilmente sarà informato del cambiamento arbitrario dell'intestazione: alcuni provider lo segnalano chiaramente.
Senza spendere un centesimo aggiuntivo, appoggiarsi a un servizio esterno e usare un'email con dominio personalizzato perfettamente funzionante in entrata e in uscita: sto parlando di Zoho Mail, ma non so nulla del lato privacy e non se ne parla granché in rete. Quel che è certo, è il numero di cellulare obbligatorio per la registrazione, cosa che farà giustamente storcere più di qualche naso e che non depone certamente a favore.
Se siamo tra quelli che non vogliono concedere il numero di telefono per mandare un'email, una soluzione è Simplelogin, un servizio di anonimizzazione email acquisito qualche tempo fa da Proton; il piano gratuito possiamo farcelo bastare. L'utilizzo principale è quello della creazione di alias anonimi da associare a una o più caselle postali, ma è possibile anche collegare il proprio dominio per usare i nostri indirizzi personali.
Per far ciò, dovremo aggiungere diverse voci ai campi DNS del nostro registrar, coi valori indicatici da Simplelogin: MX, SPF, DKIM e DMARC. Fatto questo, le email spedite a email@dominio.mio giungeranno alle caselle vere che ci saremo premurati di impostare.
Per rispondere alle email come se stessimo effettivamente scrivendo da email@dominio.mio, la procedura non è automatica: dobbiamo copiarci il reverse alias restituito da Simplelogin e usarlo come destinatario dell'email. Non lo sto spiegando bene, ma è più facile da farsi che da dirsi. Video ufficiale della procedura.
Ok, sto straparlando, è il momento di chiudere e di chiudere con il pro più evidente della soluzione dominio personalizzato: finché paghiamo il registrar, nessuno può buttarci giù un indirizzo email: possono chiuderci Gmail, Tuta, Proton, ma possiamo riassociare i nostri indirizzi a nuove caselle.
Il fantastico mondo dei servizi a pagamento aprirebbe le porte a differenti livelli di comodità: alcuni provider si occupano di acquisto e rinnovo del dominio, non servono particolari magheggi per reindirizzare e mascherare le intestazioni, lo spazio a disposizione sarà maggiore e così via. Penso a soluzioni come Posteo, Mailbox, Startmail, oltre a Tuta e Proton, di cui si è già parlato. Le discussioni in rete non mancano.